IX Zjazd Naukowy Polskiego Towarzystwa Kardiodiabetologicznego REGULAMIN

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy dokument stanowi Regulaminem IX Zjazdu Naukowego Polskiego Towarzystwa Kardiodiabetologicznego (zwanego w dalszej części Regulaminu Zjazdem), który odbywa się w dniach 01-03 czerwca 2023 roku we Wrocławiu.
  2. Zjazd planowany jest w formie stacjonarnej.
  3. Organizator merytoryczny - Polskie Towarzystwo Kardiodiabetologiczne (KRS: 0000199509) z siedzibą Zarządu Głównego PTKD ul. Szamarzewskiego 84 60-569 Poznań.
  4. Biuro organizacyjne – Interservis Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi 90-562, Łódź, ul. Łąkowa 11 NIP: 725-00-09-945 Sąd Rejonowy dla Łodzi - Śródmieścia w Łodzi KRS 0000116382; REGON 470517762.
  5. Program oraz terminy wszystkich wydarzeń Zjazdu są dostępne na stronie internetowej https://www.ptkdzjazd.interservis.pl/.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie wynikających z postanowień Komitetu Naukowego Zjazdu.
  7. Uczestnik zobowiązuje się do śledzenia zmian w Regulaminie i aktualności na stronie internetowej Zjazdu.
  8. Przepisy zawarte w niniejszym Regulaminie stanowią integralną część Zgłoszenia Udziału w Zjeździe i obowiązują wszystkich Uczestników i Wykładowców.

II. REJESTRACJA, ZASADY UDZIAŁU, WARUNKI PŁATNOŚCI

  1. Warunkiem udziału w Zjeździe jest zgłoszenie uczestnictwa wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Zjazdu.
  2. Uczestnik lub osoba trzecia działająca w jego imieniu (pracodawca, lub pełnomocnik) zobowiązuje się do poprawnego, zgodnego ze stanem rzeczywistym, wypełnienia zgłoszenia udziału.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędne dane wprowadzone podczas rejestracji.
  4. Organizator dopuszcza możliwość zgłoszenia się Uczestnika w dniach Zjazdu i wniesienia opłaty za uczestnictwo, jeśli to umożliwia ilość dostępnych miejsc. W takim przypadku Organizator nie gwarantuje Uczestnikowi otrzymania materiałów zjazdowych oraz lunchów i kolacji.
  5. Uczestnik Zjazdu otrzyma certyfikat potwierdzający uczestnictwo wraz z liczbą punktów edukacyjnych przyznanych przez Izbę Lekarską. Certyfikat zostanie przesłany drogą elektroniczną, po zakończeniu Zjazdu, na adres wskazany w formularzu rejestracyjnym.
  6. Udział w Zjeździe jest płatny. Opłatę należy przesłać na konto bankowe Biura Organizacyjnego wg tabeli opłat i opcji znajdującej się na stronie internetowej Zjazdu. Nr konta: mBank : 10 1140 2004 0000 3202 8032 6981; INTERSERVIS SP. z o.o. ul. Łąkowa 11 90-562 Łódź
  7. Po zaksięgowaniu wpłaty Uczestnika Biuro Organizacyjne (Interservis sp. z o. o) wystawi fakturę VAT za udział w Zjeździe zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT z danymi podanymi przez uczestnika w formularzu zgłoszeniowym, które powinny być zgodne z danymi ujawnionymi w CEIDG/KRS.
  8. Dane do faktury VAT podane w formularzu zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne.
  9. Faktura VAT zostanie wysłana do Uczestnika w wersji elektronicznej na podany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
  10. Brak uregulowania należności za udział w Zjeździe do dnia 15.05.2023, upoważnia Biuro organizacyjne do skreślenia Uczestnika z listy, bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej.

III. ZASADY REZYGNACJI

  1. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Zjeździe. Rezygnacja winna być przesłana w formie pisemnej, pocztą tradycyjną listem poleconym na adres Biura Organizacyjnego bądź adres mailowy: zjazd.ptkd@interservis.pl
  2. Oświadczenie dotyczące rezygnacji powinno zawierać dane uczestnika oraz nr konta na który należy dokonać zwrotu wpłaconych środków pieniężnych.
  3. Datą anulacji udziału w Zjeździe jest data otrzymania przez Organizatora korespondencji o rezygnacji.
  4. Uczestnik rezygnujący z udziału w Zjeździe do dnia 30.03.2023 może otrzymać zwrot całkowitej wpłaconej kwoty. Jeśli rezygnacja nastąpi do 30.04.2023 uczestnikowi przysługuje zwrot 40% wpłaconej kwoty. Jeśli Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji po 30.04.2023 wpłacona kwota nie podlega zwrotowi.
  5. Po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z rezygnacją Biuro Organizacyjne w ciągu 7 dni roboczych wystawi fakturę korygującą oraz dokona zwrotu wpłaconej kwoty wg. powyższych zasad.
  6. Komitet Naukowy Zjazdu zastrzega sobie prawo do zmian w programie oraz zmiany wykładowców lub kolejności wykładów bez podania przyczyny. W takim przypadku prawo do jakichkolwiek roszczeń nie przysługuje.

PRZEPISY PORZĄDKOWE

  1. Uczestnik zobowiązany jest do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora zjazdowego przez cały czas trwania Zjazdu i okazywania go na prośbę osób obsługujących Zjazd oraz personelu hotelu.
  2. `Uczestnik Zjazdu może przebywać w miejscach obrad Zjazdu tylko w godzinach związanych z realizacją programu Zjazdu.
  3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów związanych ze Zjazdem, jak również w miejscach zakwaterowania.
  4. Organizator merytoryczny oraz Biuro organizacyjne nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika, które mogą zostać zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu. Przechowanie rzeczy następuje na podstawie regulaminu hotelu, w którym odbywa się Zjazd i na wyłączną odpowiedzialność hotelu.
  5. Uczestnik Zjazdu zobowiązany jest do przestrzegania ogólnie obowiązujących zasad współżycia społecznego i dobrych obyczajów, zasad BHP, regulaminu hotelu, przepisów przeciwpożarowych, sanitarnych, administracyjnych oraz wewnętrznych zarządzeń obowiązujących w miejscu Zjazdu.
  6. Obowiązkiem uczestnika Zjazdu jest wykonywanie poleceń służb porządkowych a także funkcjonariuszy Straży Pożarnej, Policji lub innych służb państwowych, inspekcji lub straży.
  7. Organizator Merytoryczny ma prawo odmówić wstępu lub wyprosić z miejsca Zjazdu Uczestnika, który istotnie naruszy niniejszy Regulamin, w tym w szczególności:
    • osoby znajdujące się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków,
    • osoby posiadające broń palną lub białą, ich atrapy lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe.
    Ocena przedmiotów i kwalifikowanie ich jako niebezpiecznych należy do służb porządkowych i organizatorów Zjazdu.
  8. Uczestnik wyraża zgodę na dokonywanie przez upoważnione przez Organizatora osoby dokumentacji fotograficznej i filmowej oraz na upublicznienie wizerunku w ramach dokumentacji na potrzeby Zjazdu.

DANE OSOBOWE

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator merytoryczny, Współadministratorem jest Biuro Organizacyjne.
  2. Dane osobowe Uczestników zbierane są przez Organizatora za pośrednictwem elektronicznego systemu rejestracyjnego, bez profilowania osób fizycznych.
  3. Dane osobowe przetwarzane są do celów organizacji Zjazdu oraz obsługi kolejnych edycji zjazdów.
  4. Uczestnik ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.
  5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niepodanie wskazanych danych uniemożliwia wzięcie udziału w Zjeździe.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej Zjazdu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzeganie przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, Organizatorem merytorycznym i Biurem Organizacyjnym.
  2. W przypadku, gdy Zjazd nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora (siła wyższa), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Zjeździe.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.